Een jaarlijks terugkerend thema is het opnemen en het (mogelijke) verval van vakantiedagen. Hieronder leest u wanneer niet-genoten vakantiedagen vervallen – en wanneer niet. De moraal van het verhaal: werkgever, wees actief!
Het recht op vakantie
Vakantie houdt in: vrijstelling van de verplichting tot het verrichten van arbeid. Vakantie is bedoeld om uit te rusten en bij te komen van het werk (de ‘recuperatiefunctie’). Een werknemer heeft recht op een minimum aantal wettelijke vakantiedagen van vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Ter illustratie: een werknemer met een fulltime dienstverband van 40 uur per week heeft minimaal recht op 20 vakantiedagen per jaar. Vakantiedagen die boven het wettelijke aantal vakantiedagen uitgaan, zijn de extra vakantiedagen die als ‘bovenwettelijke vakantiedagen’ worden aangeduid.
Verval wettelijke vakantiedagen
Voor de wettelijke vakantiedagen geldt een vervaltermijn van zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dat betekent dat de in 2021 opgebouwde wettelijke vakantiedagen met ingang van 1 juli 2022 zullen vervallen.
Van verval van wettelijke vakantiedagen is echter geen sprake indien een werknemer in redelijkheid niet in staat geweest is de vakantiedagen op te nemen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een volledig arbeidsongeschikte werknemer, die niet tot enige vorm van re-integratie in staat is, maar geldt ook als de werkgever de werknemer niet, niet juist of niet volledig heeft geïnformeerd over het opnemen van de vakantiedagen en de gevolgen van het niet opnemen.
Uit jurisprudentie van het Hof van Justitie uit 2018 blijkt dat een werkgever een verregaande inspanningsplicht heeft om ervoor te zorgen dat de werknemer daadwerkelijk in staat is zijn jaarlijkse wettelijke vakantie op te nemen en het is de werkgever die moet ‘aantonen dat hij met alle vereiste zorgvuldigheid heeft gehandeld opdat de werknemer daadwerkelijk in staat is gesteld de jaarlijkse vakantie met behoud van loon op te nemen’. De kennisgeving moet op nauwkeurige wijze en tijdig, en indien nodig formeel, geschieden en de werknemer dient daarbij er op gewezen te zijn dat de vakantiedagen anders zullen vervallen. Kan de werkgever dat niet aantonen, dan vervallen de vakantiedagen niet.
Deze leer van het Hof van Justitie wordt inmiddels ook in de Nederlandse rechtspraak toegepast. Recent oordeelde het Gerechtshof Den Haag dat een aanzienlijk aantal niet genoten vakantiedagen van een werknemer niet was komen te vervallen, omdat niet was komen vast te staan dat de werkgever had voldaan aan zijn zorg- en informatieverplichting met betrekking tot het opnemen van deze dagen. Niet duidelijk was hoe concreet en actief de werkgever ervoor had gezorgd dat de werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid had gehad zijn vakantiedagen op te nemen, of de werkgever de werknemer zo nodig daartoe formeel had aangezet, en of de werkgever tijdig de werknemer over het verval van zijn vakantiedagen had geïnformeerd.
Bovenwettelijke vakantiedagen
De bovenwettelijke vakantiedagen zijn extra vakantiedagen die aan werknemers kunnen worden toegekend. Dit kan bijvoorbeeld in een arbeidsovereenkomst maar ook op basis van een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar. Anders dan bij de vervaltermijn van wettelijke vakantiedagen het geval is, kan de verjaringstermijn van bovenwettelijke vakantiedagen wel worden ‘gestuit’ (afgebroken, bijvoorbeeld door een schriftelijke mededeling van de werknemer).
Informeer werknemers!
De conclusie is dat het voor werkgevers belangrijk is werknemers proactief en tijdig de gelegenheid te geven de opgebouwde wettelijke vakantiedagen op te nemen én hen te infomeren over het mogelijke verval van de vakantiedagen als zij deze dagen niet opnemen. Daarmee wordt voorkomen dat deze vakantiedagen op een later moment toch nog kunnen worden opgenomen of bij het einde van de arbeidsovereenkomst moeten worden uitbetaald.
Wilt u meer weten over het vervallen of verjaren van vakantiedagen? Of wilt u hulp met betrekking tot het opstellen van een informatiedocument voor of een bericht aan uw werknemers? Wij voorzien u graag van advies – ook over andere arbeidsrechtelijke onderwerpen!
Brigit van de Ven-Meier, vandeven@milestoneadvocaten.com, +31 6 23 93 65 79
Caroline van der Zwet, vanderzwet@milestoneadvocaten.com, +31 6 29 59 71 64
Frouke Vlaskamp, vlaskamp@milestoneadvocaten.com, +31 6 50 60 23 15
Caroline Huizinga, huizinga@milestoneadvocaten.com, +31 6 30 62 82 82